Phase 1: Beschaffung biobasierter Produkte und Dienstleistungen ermöglichen

Wichtig in dieser Phase ist die Aufzeichnung vorhandener Auftragsvergaben und anderer damit verbundenen Instrumente, um abzuschätzen, wie man diese zu einem späteren Zeitpunkt im Auftragsvergabeverfahren für die Beschaffung biobasierter Produkte und Dienstleistungen benutzen kann.

Beschaffungspolitik und -agenda

Kurze Erläuterung:

Die Bedarfsfeststellung oder Beschaffungsagenda enthält den für die absehbare Zukunft vorrangigen Beschaffungsbedarf. Mit einer Beschaffungsagenda können Sie interne Hindernisse ermitteln, die in ihrer Organisation noch bestehen. Die Bedarfsfeststellung zeigt externen Marktparteien, wie z.B. Lieferanten, die neuen Konzepte, Produkte und Dienstleistungen, an denen künftig Bedarf bestehen könte. Sie ist eine offene Einladung zur Teilnahme am Innovationsverfahren. Eine Beschaffungsagenda muss für die Mission, Vision und Zielsetzungen einer Organisation stets repräsentativ sein.

In der Beschaffungspolitik und -agenda können klare Zielvorgaben und zukünftige Anforderungen in puncto biobasierter Beschaffungen angesprochen werden. Mehrwert biobasierter Beschaffung im Vergleich zu herkömmlichen Lösungen bieten z.B. regionalen Wert (Forstwirtschaft und Landwirtschaft), wirtschaftlichen Wert, CO2 und weiteres Potenzial zur Emissionsverringerung von Treibhausgas, Ressourcenschonung und Abfallvermeidung. Eine Beschaffungsagenda gewährt Auftraggebern den notwendigen (politischen) Rückhalt, im Rahmen einer Beschaffung BBPS zu verlangen. Sie gewährt Lieferanten Zeit, ihre Produkte entsprechend einzuschätzen und anzupassen.

Weitere Informationen:

Procurement policy and agenda

Testphase

Kurze Erläuterung:

Eine Testphase ist ein Zeitraum, in dem innovative Lösungen für Ihre Organisation getestet werden. Eine Testphase kann an einem physischen Ort wie in einer Straße oder einem Gebäude vorgenommen werden, sie kann aber auch in einem Labor oder in einer digitalen Umgebung erfolgen. Als Vergabebehörde sollte Ihre Organisation die von den Bietern einzuhaltenden Anforderungen bestimmen.

Eine Testphase ist deshalb nützlich, da nur damit geprüft werden kann, ob eine Lösung funktioniert. Das kann der Fall sein, wenn die reale Situation so kompliziert ist, dass sie sich unter Laborbedingungen nicht ermitteln lässt. Eine Testphase ermöglicht es Ihren Lieferanten, die Wirksamkeit ihrer Innovationen in einer realen Situation nachzuweisen. Dies kann Sie als Vergabebehörde von der Wirksamkeit einer Lösung überzeugen.

Testphasen sind deshalb sehr wichtig für biobasierte und andere, innovative Produkte, da in Bezug auf neue Produkte ein Nachweis von Fortschritt erbracht werden muss.

Weitere Informationen:

Trial phases

Finanzstrategie

Kurze Erläuterung:

Mit einer Finanzstrategie können Sie die besten Voraussetzungen und Instrumente für ein Innovationsprojekt wählen und Ihre diesbezügliche Risikobereitschaft bestimmen. Dieses Instrument ist nützlich, wenn Sie ermitteln möchten, wie Sie die Innovation durch Beschaffung finanzieren möchten oder können. Aufgrund des für einen solchen Erwerb verfügbaren Budgets wählen Sie aus verfügbaren Finanzierungsmöglichkeiten und -instrumenten. Gegebenenfalls investieren Sie in die Innovation –alleine oder mit anderen. Es könnte aber auch sein, dass Sie von anderen Parteien erwarten, dass sie sich am Projekt finanziell beteiligen. Es kann auchs ein dass es kein Budget gibt oder das verfügbare Budget unzureichend ist.
Die Finanzstrategie steht im Verhältnis zum Preis der Produkte und Dienstleistungen und nicht zum betreffenden Produkt. Solange wie die Beschaffung biobasierter Produkte/Dienstleistungen für die Erwerber nicht mit verhältnismäßig höheren Kosten einhergeht, ist die Entscheidung über die Einsetzbarkeit der Finanzstrategie von geringerer Bedeutung.


Weitere Informationen:

Financing strategy

Risikomanagement

Kurze Erläuterung:

Ziel vom Risikomanagement ist es, alle möglichen Risiken, die mit öffentlicher Innovationsbeschaffung einhergehen, zu steuern. Es hilft Ihnen, Risiken zu quantifizieren und zu überwachen und gegen negative Folgen Maßnahmen zu ergreifen. Eine gängige Methode, Risikomanagement durchzuführen, ist es, ein ‚Risikoregister‘ zu erstellen und auf dem neuesten Stand zu halten.
Die öffentliche Innovationsbeschaffung umfasst insbesondere dann mehrere Risiken, wenn es ein Auftragsvergabeverfahren geben soll. Es bestehen Risiken - beispielsweise hinsichtlich technischer, kommerzieller, vertraglicher und erfolgsbedingter Ereignisse. Mit der Beschaffung innovativer Produkte und Dienstleistungen sind höhere Risiken verbunden, da sie mit einem erhöhten Risiko des Scheiterns einhergeht. Mit dem Risikomanagement können Sie diesen Risiken Paroli bieten und die Wahrscheinlichkeit von Fehlschlägen verringern.

Weitere Informationen:

Risk Management

Recht des geistigen Eigentums (IPR)

Kurze Erläuterung:

IPR (intellectual property rights) verweist auf Schöpfungen des menschlichen Geistes, wie Erfindungen, Literatur und Kunstwerke, Design und Symbole, Namen und Bilder im Geschäftsverkehr. Ergebnisse neuer, technischer Lösungen und innovativen Wissens können von den IPR (z.B. Urheberrechte, Patente, Geschäftsgeheimnisse einschl. Know-how, mit Design verwandte Rechte) geschützt werden. Die Parteien des öffentlichen Beschaffungsvertrages legen am Verfahrensanfang fest, wer die IPR besitzt und kommerziell verwerten wird.
IPR sind typischerweise Anlass zur Sorge bei der Beschaffung innovativer Produkte. Was die Vereinbarung der Parteien betrifft, ist die Regelung der Verteilung (durch Lizenzierung und Tantiemen) oder des Miteigentums dieser Rechte der wichtigste Aspekt. Diese Aspekte haben keine bestimmten Auswirkungen auf die Anwendung von BBPS.


> Phase 2: Vor der Beschaffung und Vorbereitung von Ausschreibungen