Phase 2: Vor der Beschaffung und Vorbereitung von Ausschreibungen

In diesem Zeitraum vor der eigentlichen Angebotsphase kann sich der Beschaffer auf dem Markt umsehen. In den folgenden Kästen werden die relevantesten beschaffungsvorbereitenden

Instrumente hervorgehoben und es wird gezeigt, wie relevant sie im Rahmen der Förderung der Beschaffung von BBPS sind.

Bedarfsanalyse

Kurze Erläuterung:

Eine Bedarfsanalyse ist eine Untersuchung eines Geschäftsszenarios mit den spezifischen Bedürfnissen Ihrer Organisation. Mit ihr stellen Sie sicher, dass jedes Ausschreibungsverfahren auf die Lösung Ihres Problems gerichtet ist.

Ehe Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung erwerben, ist es wichtig zu wissen, worin der Bedarf Ihrer Organisation genau liegt und wer den Bedarf hat. Oft wirft die Konsultation verschiedener Experten und die Untersuchung des Bedarfes ein ganz neues Licht auf den eigentliche Bedarf. Formulieren Sie nun den Bedarf im Antrag korrekt, können Sie Spielraum für Innovationen sicherstellen, die den Bedarf abdecken kann.

Die gesammelten Informationen sind die Grundlage der Beschaffungsentscheidung. Dieser entscheidende Schritt könnte die Innovation und die Anwendung von BBPS fördern. Zur Vermittlung von Informationen über die verfügbaren, biobasierten Ersatzstoffe, legale Möglichkeiten und die Bedeutung für das Budget, ist die Sensibilisierung für und die Verbreitung von bewährten Praktiken wichtig.

Weitere Informationen:

Needs analysis

Marktstudie

Kurze Erläuterung:

Mit Hilfe einer Marktstudie können Sie darüber Erkenntnisse gewinnen, was der Markt zu bieten hat und die möglichen Lieferketten verstehen. Mit Hilfe einer Marktstudie lässt sich bei der Vorbereitung einer möglichen Beschaffung eine Reihe von Fragen beantworten, wie zum Beispiel folgende: Wird die von uns gesuchte Lösung bereits verkauft oder muss sie noch entwickelt werden? Was sind generell die verfügbaren Lösungen, wer sind die Bieter und wie hoch sind die Preise? Ist es möglich, vorhandene Lösungen zu kombinieren? Welche Vorteile und Nachteile sprechen Bieter ihren Lösungen zu? Ist die Beschaffung von Innovationen eine attraktive Option oder wäre es besser, sich für eine bewährte Lösung zu entscheiden?

Die Anwendung von BBPS geht oft mit neuen Marktteilnehmern/Lieferanten einher. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich über diesen Markt zu informieren und realistische Ausschreibungsanforderungen zu formulieren/anzuwenden. Eine allgemeine Marktstudienvorlage könnte für die Anwendung von BBPS im Beschaffungswesen abgeändert werden.

Weitere Informationen:

Market survey

Marktkonsultation

Kurze Erläuterung:

Die Marktkonsultation ist eine Art den Markt über die geplante Ausschreibung zu informieren. Mit Hilfe der gewonnenen Informationen aus der Marktkonsultation sind Sie besser in der Lage, Ihren Bedarf zu formulieren.

Da man mit Sekundärforschung nicht alle Fragen über die Kenntnisse und Möglichkeiten des Marktes beantworten kann, ist es ratsam, Marktteilnehmern weitere Fragen zu stellen. Wie würde man zum Beispiel seine Anfrage korrekt formulieren? Ist die Anfrage anspruchsvoll genug und zugleich realisierbar für den Markt? Was sollte im Anforderungsprogramm enthalten sein oder weggelassen werden? Eine Marktkonsultation kann da Auskunft bieten. Sie könnten eingehender untersuchen, wie Sie den Markt bearbeiten könnten und welche Vorteile der Erwerb einer innovativen Lösung haben könnte.

In einer Marktkonsultation sollten die Möglichkeiten vorhandener BBPS und innovativer BBPS, die gerade entwickelt werden, erörtert werden, die Ihren Bedarf erfüllen können.

Weitere Informationen:

Market consultation

Funktionelle Spezifikationen (Pflichtenheft)

Kurze Erläuterung:

Eine funktionelle Spezifikation ist eine Vergabemethode, im Zuge derer Sie eindeutig die Standards beschreiben, denen ein Produkt, eine Dienstleistung oder eine Lösung im Vergabeverfahren genügen muss, ohne die Freiheit von Lieferanten einzuschränken, innovative Ideen heranzutragen.

Die funktionelle Spezifikation ist nützlich, wenn Sie erwarten, dass ein Lieferant einem Vergabeverfahren, beispielsweise durch innovative oder neue Produkte, Dienstleistungen oder Lösungen, Mehrwert gewähren kann. Sie ist außerdem nützlich für Verfahren, deren Hauptziel es ist, Innovation zu fördern. Indem Sie ein Angebotsverfahren funktional festlegen, schaffen Sie für Ihre Lieferanten einen Freiraum, mit Hilfe ihres Markt- oder fachliche Kompetenz zur Problemlösung Ihres Interesses beizutragen. Sie schaffen ihnen außerdem den Freiraum, die bestmögliche Lösung heranzutragen, an die Sie gegebenenfalls selbst noch nicht gedacht haben.

Weitere Informationen:

Functional specifications

Informationen zum Thema SPP-/GPP-Kriterien

Kurze Erläuterung:

Umweltorientierte Beschaffung (GPP – Green Public Procurement) bedeutet, dass öffentliche Behörden Produkte, Dienstleistungen oder Auftragsarbeiten erwerben, die gemessen über ihren gesamten Lebenszyklus geringere Umweltbelastungen verursachen, als vergleichbare, aber auf andere Weise beschaffte Produkte, Dienstleistungen und Auftragsarbeiten.

Nachhaltige öffentliche Vergabe (SPP – Sustainable Public Procurement) ist ein Verfahren, im Zuge dessen öffentliche Behörden bei der Vergabe von Waren, Dienstleistungen oder Bauwerken in jeder Projektphase um das angemessene Gleichgewicht der drei Säulen der nachhaltigen Entwicklung – Wirtschaft, Umwelt und Soziales – bemüht ist.

Die europäischen GPP-Kriterien wurden dazu entwickelt, die Einbeziehung grüner/nachhaltiger Anforderungen an die Vergabe von öffentlichen Aufträgen erleichtern. Das Grundkonzept von GPP beruht auf dem Vorhandensein von eindeutigen, nachweisbaren, vertretbaren und ehrgeizigen Umweltkriterien für Produkte und Dienstleistungen auf der Grundlage eines Lebenszyklusansatzes und auf wissenschaftlicher Basis.

In Sachen Anwendung von BBPS in der öffentlichen Beschaffungen ist es entscheidend, sich mit der Umweltverträglichkeit zunächst auf strategischer Ebene und später bei der praktischen Umsetzung der Beschaffung zu befassen. Besondere Aufmerksamkeit gebührt der neue ISO-Standard 20400 für nachhaltige Beschaffung Der ISO-Standard soll private und öffentliche Organisationen dabei unterstützen, die Beschaffung bzw. den Einkauf nachhaltiger auszugestalten - sowohl auf der strategischen als auch auf der operativen Ebene.

Es ist wichtig, dem Auftraggeber im klaren Zusammenhang zu zeigen, dass die von ihm aufgrund eines Lebenszykluskonzepts und wissenschaftlicher Erkenntnisse erworbene BBPS festgelegten GPP-Kriterien entsprechen. Dazu müssen weitere LCAs vorgenommen werden.

Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis

Kurze Erläuterung:

Nach den neuen Vergaberichtlinien 2014/24/EU und 2014/25/EU müssen öffentliche Aufträge auf der MEAT-Grundlage (wirtschaftlich günstigstes Angebots) erstellt werden. Es gibt zwei Optionen für die Auftragsvergabe auf der MEAT-Grundlage : entweder durch Einschätzung des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses oder des Preises /Kosten an sich. Mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis ist gemeint, dass die Vergabekriterien so entworfen wurden, dass in ihnen Qualitäts- und Kostenelemente enthalten sind.

Die Beurteilung, ob dieses Instrument für die Beschaffung von BBPS wichtig ist, hängt von dem betreffenden Vertrag ab. Qualitative Vergabekriterien könnten es Vergabebehörden jedoch ermöglichen, sich um die ihnen wichtigen Bereiche zu bemühen. Eine der Anforderungen der Vergabekriterien ist, dass sie mit dem Gegenstand des Auftrages zusammenhängen müssen. Dank dieser gesetzlich vorgeschriebenen Anforderung könnte die Bezeichnung biobasierter Produkte ein angemessener Teil der technischen Spezifikationen werden.

Gesamtbetriebskosten

Kurze Erläuterung:

Gesamtbetriebskosten (TCO – total cost of ownership) verweisen auf die Kosten, die im gesamten Lebenszyklus des erworbenen Produktes voraussichtlich anfallen. Mit Hilfe der TCO werden Sie den besten Bieter im Angebotsverfahren wählen. Zusätzlich zu den finanziellen Aspekten des Erwerbs können Sie auch die Umweltaspekte abwägen.

Sie sollten die TCO erwägen, wenn Sie damit rechnen, eine intelligentere Kaufentscheidung zu treffen, indem Sie die Lebenszykluskostenrechnung (LCC) eines Produkts oder einer Dienstleistung zu Rate ziehen. Bei der nachhaltigen, öffentlichen Vergabe (SPP) sind die Anfangskosten gegebenenfalls höher, beispielsweise dadurch dass andere Materialien benutzt werden oder weil ein wartungsfreies oder Niedrigenergiedesign benutzt wird. Diese höheren Anfangskosten lassen sich jedoch längerfristig mit niedrigeren Betriebskosten und Wartungskosten kompensieren, zum Beispiel durch einen geringeren Energieverbrauch oder eine verlängerte Lebensdauer eines Produktes oder Bauwerks. Zudem können die Entsorgungskosten geringer sein. Im Vergleich unterschiedlicher Bieter wird der ‚Preis’ durch Berücksichtigung der Kosten für den Erwerb, die Wartung und Entsorgung anders wahrgenommen. Durch die Erwägung der TCO erhält eine Innovation mit einer höheren Erstinvestition eine faire Chance.

Weitere Informationen:

Total Cost of Ownership

Lebenszykluskostenrechnung

Kurze Erläuterung:

In der Lebenszykluskostenrechnung (LCC – life cycle costing) werden alle Kosten berücksichtigt, die in der Lebensdauer des Produktes, des Bauwerks oder der Dienstleistung anfallen:

  • Kaufpreis und Nebenkosten (Lieferung, Installation, Versicherung usw.)
  • Betriebskosten, einschl. Energie, Brennstoff- und Wassernutzung, Ersatzteile und Wartung
  • Entsorgungskosten, wie Außerbetriebnahme oder Abtransport

Die LCC ist ungeachtet der Umweltziele einer öffentlichen Einrichtung sinnvoll. Durch den Ansatz der LCC berücksichtigen öffentliche Auftraggeber die Kosten der Nutzung von Ressourcen, Wartung und Entsorgung, die sich nicht auf den Kaufpreis niederschlagen. Das führt oft zu einer ‘Win-win’-Situation, wobei ein grüneres (z.B. biobasiertes) Produkt, ein Bauwerk oder eine Dienstleistung außerdem insgesamt günstiger ist. Das Hauptpotential in puncto Einsparungen im Lebenszyklus eines Produkts, Bauwerks oder einer Dienstleistung besteht darin:

  • Senken von Energie-, Wasser und Brennstoffkosten
  • Senken von Wartungs- und Wiederbeschaffungskosten
  • Senken von Entsorgungskosten

Weitere Informationen:

Factsheet #5: LCA und LCC

> Phase 3: Auftragsvergabeverfahren

< Phase 1: Beschaffung biobasierter Produkte und Dienstleistungen ermöglichen