FASE 1: Inkoop van biobased producten en diensten mogelijk maken

Wat belangrijk is in deze fase is het in kaart brengen van bestaande instrumenten om te kunnen beoordelen hoe ze kunnen worden ingezet om inkoop van biobased producten en diensten tijdens het inkooptraject mogelijk te maken.

In onderstaande tekstblokken worden de meest relevante instrumenten voor dit stadium besproken, alsmede hun relevantie bij het bevorderen van de aankoop van biobased producten en diensten.

Inkoopbeleid en inkoopagenda

Een korte toelichting:

Inkoopbeleid of een inkoopagenda (of plan) beschrijft de inkoopbehoeften die er zijn in de nabije toekomst. De agenda helpt u om interne obstakels te identificeren die de organisatie zelf nog niet kan oplossen. De agenda toont externe marktpartijen, zoals toeleveranciers, de nieuwe concepten, producten en diensten waar in de nabije toekomst behoefte aan is. Het is een open uitnodiging om deel te nemen aan het innovatieproces. Een inkoopagenda dient altijd representatief te zijn voor de missie, visie en doelen van een organisatie.

In het inkoopbeleid en in de inkoopagenda kunnen duidelijke doelstellingen en toekomstige behoeften met betrekking tot biobased inkopen aan de orde worden gesteld. Toegevoegde waarde van biobased inkopen in vergelijking met traditionele oplossingen zijn bijvoorbeeld de lokale waarde (bosbouw en agrarisch), economische waarde, de potentie tot vermindering van uitstoot van CO2 en andere broeikasgassen, het besparen van grondstoffen en het voorkomen van afval. Een inkoopplan geeft inkopers het noodzakelijke (politieke) steuntje in de rug om te vragen om biobased producten en diensten bij inkopen. Het geeft toeleveranciers tijd om te anticiperen en hun producten overeenkomstig te wijzigen.

Meer informatie:

Procurement policy and agenda

Innovatie agenda

Proeftuin

Een korte toelichting:

Een proeftuin is een demonstratie die gebruikt wordt om innovatieve oplossingen voor uw organisatie uit te testen. Een proeftuin kan plaatsvinden op een fysieke locatie, zoals een straat of gebouw, maar kan ook plaatsvinden binnen een laboratorium of een digitale omgeving. Aangezien u de aanbestedende dienst bent, dient uw organisatie te bepalen aan welke eisen de aanbieders voor de oplossingen dienen te voldoen.

Een proeftuin is nuttig wanneer een demonstratie de enige manier is om te zien of een oplossing daadwerkelijk werkt. Dit kan het geval zijn wanneer de real-life situatie dermate complex is dat deze niet in een laboratoriumsetting gereproduceerd kan worden. Een proeftuin geeft uw toeleveranciers de mogelijkheid om de effectiviteit van hun innovaties aan te tonen in een real-life situatie. Dit zou u, als aanbestedende dienst, kunnen overtuigen van de effectiviteit van een oplossing.

Proeftuinen zijn erg belangrijk voor biobased en andere innovatieve producten, omdat nieuwe producten een staat van dienst moeten opbouwen.

Meer informatie:

Trial phases

Proeftuin

Financieringsstrategie

Een korte toelichting:

Een financieringsstrategie helpt u om te beslissen wat de beste kansen zijn en wat de beste instrumenten zijn die u wilt inzetten voor een innovatieproject en welke risico's u in dit verband bereid bent te nemen. Dit instrument is nuttig wanneer u probeert vast te stellen hoe u een innovatieve aanbesteding wilt of kunt financieren. Op basis van het beschikbare budget voor een dergelijke aankoop kiest u uit bestaande financieringsopties en instrumenten. Het kan zijn dat u zelf investeert in de innovatie - alleen of met anderen. Of het kan zijn dat u van andere partijen verwacht dat zij bereid zijn te investeren in het project. Of er is geen budget, of het beschikbare budget is onvoldoende.

Een financieringsstrategie heeft betrekking op de prijs van producten en diensten en niet op het specifieke product in kwestie. Zolang de aankoop van biobased producten / diensten geen relatief hogere extra kosten voor de aanbestedende diensten vormt, is de vraag welke financieringsstrategie er toegepast moet worden van ondergeschikt belang.

Meer informatie:

Financing strategy

Risicomanagement

Een korte toelichting:

Het doel van risicomanagement is het beheersen van alle mogelijke risico's die te maken hebben met het inkopen van innovaties. Het helpt u om risico's te kwantificeren en te monitoren en maatregelen te nemen ter voorkoming van eventuele negatieve gevolgen. Een voorbeeld van een methode voor het uitvoeren van risicomanagement die veel gebruikt wordt is het opstellen en actueel houden van een 'risicoregister'.

Bij inkopen van innovaties kunnen verschillende risico's een rol spelen, vooral als het om een inschrijvingsprocedure gaat. Er zijn risico's verbonden aan bijvoorbeeld technische, commerciële, contractuele en prestatiegerelateerde zaken. De risico's die een rol spelen bij de aanbesteding van innovatieve producten en diensten zijn groter, omdat innovatie vaak in verband staat met proefondervindelijk werken waarbij er geleerd wordt van fouten (trial and error) en dat gaat per definitie gepaard met een groter risico op mislukking. Risicomanagement helpt u om deze risico's te beheersen en de kans op mislukking te verminderen.

Meer informatie:

Risk Management

Risicomanagement

Intellectuele Eigendomsrechten

Een korte toelichting:

Intellectuele Eigendomsrechten hebben betrekking op scheppingen van de menselijke geest zoals uitvindingen, literaire en artistieke werken, ontwerpen en symbolen, namen en afbeeldingen die commercieel worden gebruikt. De resultaten van nieuwe technische oplossingen en innovatieve kennis kunnen door intellectuele eigendomsrechten worden beschermd (bijvoorbeeld auteursrechten en naburige rechten, octrooien, bedrijfsgeheimen waaronder praktische kennis, ontwerpgerelateerde rechten). De partijen die deelnemen aan het aanbestedingscontract bepalen bij het begin van de procedure wie de intellectuele eigendomsrechten zal bezitten en exploiteren.

Intellectuele eigendomsrechten vormen meestal een aandachtspunt bij de aankoop van innovatieve producten. Wat de overeenkomst tussen de partijen betreft, is het belangrijkste punt om de toewijzing (door licenties en royalty's) of het gedeelde eigendom van deze rechten te regelen. Deze zaken hebben geen specifieke implicaties voor wat betreft de toepassing van biobased producten en diensten.

> Verder naar Fase 2: De pre-inschrijvingsfase en voorbereiding van tenders