FASE 2: De pre-inschrijvingsfase en voorbereiding van tenders

Dit is het stadium vóór de formele inschrijvingsfase waarbij de inkopers de mogelijkheid hebben om in gesprek te gaan met de markt. In onderstaande tekstblokken worden de meest relevante instrumenten in het stadium vóór de aanbesteding getoond, alsmede hun relevantie bij het bevorderen van de inkoop van biobased producten en diensten.

Behoefteanalyse

Een korte toelichting:

Een behoefteanalyse is een onderzoek naar de behoefte van de eigen organisatie. Het helpt u ervoor te zorgen dat een aanbesteding zich richt op een oplossing voor het juiste probleem.

Voordat u een product of dienst inkoopt is het belangrijk om te weten wat de precieze behoefte van uw organisatie is en wie deze behoefte heeft. Dikwijls werpt het raadplegen van diverse deskundigen en het onderzoeken van ‘de vraag achter de vraag’ nieuw licht op wat de werkelijke behoefte is. Door de behoefte vervolgens op de juiste manier te formuleren in de uitvraag, biedt u ruimte voor innovaties die aan de behoefte kunnen voldoen.

De ontvangen informatie vormt de basis voor de aanbestedingsbeslissing. Dit is een cruciale stap die innovatie en de toepassing van biobased producten en diensten kan stimuleren. Bewustmaking en verspreiding van 'good practices' is belangrijk om in informatie te voorzien over de beschikbare biobased substituten, wettelijke mogelijkheden en relevante budgettaire overwegingen.

Meer informatie:

Needs analysis

Behoefte-analyse

Marktverkenning

Een korte toelichting:

Een marktverkenning helpt u kennis op te doen van wat de markt kan bieden en helpt u de potentiële productieketens te begrijpen. Een marktverkenning kan u helpen bij het beantwoorden van een aantal vragen ter voorbereiding op een eventuele aanbesteding, zoals: is de oplossing die we zoeken al op de markt of bevindt het zich nog in een stadium van onderzoek en ontwikkeling? Wat zijn in algemene zin de beschikbare oplossingen, wie zijn de aanbieders en hoe hoog liggen de bijbehorende prijzen? Is het mogelijk om bestaande oplossingen te combineren? Wat zijn volgens de aanbieders de voor- en nadelen van hun oplossingen? Is het inkopen van een innovatie een aantrekkelijke optie, of is het beter om een reeds bestaande oplossing te kiezen?

De toepassing van biobased producten en diensten betreft vaak nieuwe marktpartijen / leveranciers. Het is belangrijk om meer informatie over deze markt te hebben, zodat meer realistische inschrijfvoorwaarden kunnen worden geformuleerd / toegepast. Een algemeen marktonderzoeksjabloon kan op details aangepast worden specifiek voor de toepassing van biobased producten en diensten bij aanbestedingen.

Meer informatie:

Market survey
Marktverkenning
Marktconsultatie

Een korte toelichting:

Een marktconsultatie is een manier om marktpartijen te raadplegen over een voorgenomen aanbesteding.

Met de opgedane kennis bent u beter in staat uw vraag te formuleren. Aangezien onderzoek vanachter een bureau niet alle vragen kan beantwoorden over de kennis en mogelijkheden die de markt biedt, is het verstandig om aanvullende vragen aan marktpartijen voor te leggen. Wat zou bijvoorbeeld een goede formulering voor de uitvraag zijn? Is de uitvraag ambitieus genoeg en tegelijkertijd haalbaar voor de markt? Wat moet er wel of juist niet in het programma van eisen komen te staan? Een marktconsultatie kan antwoord geven op deze vragen. U kunt ook verder onderzoeken hoe u met de markt kunt samenwerken en wat de voordelen zijn van het inkopen van een innovatieve oplossing.

Bij de marktconsultatie zou het moeten gaan over de mogelijkheden van reeds bestaande biobased producten en diensten en innovatieve biobased producten en diensten die nog in ontwikkeling zijn en die aan uw behoeften kunnen voldoen.

Meer informatie:

Market consultation
Marktconsultatie
Functioneel specificeren

Een korte toelichting:

Functioneel specificeren is een manier van aanbesteden waarbij u helder de eisen beschrijft waaraan een product, dienst of oplossing in een aanbesteding moet voldoen, zonder de vrijheid van leveranciers in te perken om zelf alternatieve innovatieve ideeën aan te dragen.

Functioneel specificeren is nuttig wanneer u verwacht

dat een leverancier toegevoegde waarde kan bieden bij inkooptrajecten van

bijvoorbeeld innovatieve of nieuwe producten, diensten of oplossingen. Het is

ook nuttig voor trajecten waarbij het stimuleren van innovatie het

belangrijkste doel is. Door een aaanbesteding functioneel te specificeren,

geeft u uw leveranciers de vrijheid om eigen marktexpertise of

werkveldexpertise bij te dragen aan een probleemgebied waarin u geïnteresseerd

bent. Hiermee geeft u hen ook de vrijheid om u de best mogelijke oplossing te

bieden, dit kan een oplossing zijn die u niet van tevoren zelf had kunnen

bedenken.

Meer informatie:

Functional specifications

Functioneel specificeren

Documenten met criteria voor milieuvriendelijk en maatschappelijk verantwoord inkopen

Een korte toelichting:

Milieuvriendelijk inkopen: Dit betekent dat overheidsinstanties er naar streven om goederen, diensten en werkzaamheden aan te kopen met verminderde ecologische impact gedurende de gehele levenscyclus in vergelijking met goederen, diensten en werkzaamheden met dezelfde primaire functie die anders zouden worden aangeschaft.

Maatschappelijk verantwoord inkopen: Dit is een proces waarbij overheidsinstanties er naar streven om het juiste evenwicht te vinden tussen de drie pijlers van duurzame ontwikkeling - economisch, sociaal en milieu - bij de aankoop van goederen, diensten of werkzaamheden in alle stadia van het project.

De EU-criteria voor milieuvriendelijk inkopen zijn ontwikkeld om de integratie van duurzame eisen in aanbestedingen te vergemakkelijken. De basis van milieuvriendelijk inkopen wordt gelegd door duidelijke, controleerbare, verantwoordbare en ambitieuze milieucriteria voor producten en diensten, gebaseerd op een levenscyclusbenadering en wetenschappelijke bewijsvoering.

Bij inkoop van biobased producten en diensten is het van groot belang om milieuaspecten te mee te wegen, zowel op beleidsniveau als bij de de aanbesteding. De in te kopen biobased producten en diensten dienen aan de milieucriteria te voldoen. Levenscyclus analyses (LCA’s) zijn daarbij een hulpmiddel.

Wat het toepassen van biobased producten en diensten betreft bij openbare aanbestedingen is het van cruciaal belang om eerst de kwestie van duurzaamheid te behandelen, eerst op beleidsniveau en later in de praktische uitvoering van de aanbestedingen. Bijzondere aandacht moet worden besteed aan de nieuwe norm NEN-ISO 20400:2017 “Maatschappelijk verantwoord inkopen – Richtlijn” welke praktische handvatten bevat voor publieke en private organisaties om hun inkoopproces op een maatschappelijk verantwoorde wijze in te richten, te borgen en aan te laten sluiten bij de duurzaamheidsstrategie van organisaties.

Het is belangrijk om de aanbestedende diensten de tonen dat er een duidelijk verband is tussen de biobased producten en diensten die zij aankopen en de vastgestelde criteria voor milieuvriendelijke openbare aanbestedingen waar deze aankopen aan dienen te voldoen. Daartoe moeten verdere levenscyclus analyses worden gemaakt.

Beste prijs-kwaliteitsverhouding

Een korte toelichting:

Volgens de Nieuwe Richtlijnen voor overheidsopdrachten 2014/24/EU en 2014/25/EU moeten Europese aanbestedingen en aanbestedingen op grond van het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) worden gegund op basis van Beste prijs-kwaliteitverhouding (voorheen: Economisch Meest Voordelige inschrijving, EMVI). De Beste PKV betekent dat de gunningscriteria zowel kwaliteits- als kostenelementen omvatten en is een gunningsmethode om extra kwaliteit te honoreren.

De beoordeling of dit instrument belangrijk is voor de aanschaf van biobased producten en diensten hangt af van de betreffende opdracht. Kwalitatieve gunningscriteria kunnen het echter de aanbestedende diensten mogelijk maken om zich te richten op voor hen belangrijke thema's. Eén van de eisen aan Beste PKV gunningscriteria is dat deze gekoppeld moeten zijn aan het onderwerp van de opdracht. Vanwege deze wettelijke vereiste kan een verwijzing naar biobased producten onderdeel zijn van de technische specificaties.

Meer informatie:

Beste PKV

Totale eigendomskosten (Total Cost of Ownership)
Een korte toelichting:

Totale eigendomskosten (Total Cost of Ownership, TCO) verwijst naar de kosten die u verwacht te maken gedurende de gehele levenscyclus van de aankoop. Door rekening te houden met de totale eigendomskosten kunt u beter de beste inschrijver kiezen bij een aanbesteding. Naast de financiële aspecten van de aankoop kunt u ook de milieuaspecten afwegen.

U dient de totale eigendomskosten in overweging te nemen wanneer u verwacht dat u een slimmere aankoop kunt maken door te kijken naar de totale levenscycluskosten van een product of dienst. Bij maatschappelijk verantwoord inkopen (Sustainable Public Procurements, SPP) kunnen de aanvankelijke kosten hoger zijn, bijvoorbeeld omdat andere materialen worden gebruikt of omdat een onderhoudsvrij of energiezuinig-ontwerp wordt gebruikt. Deze hogere aanvankelijke kosten kunnen echter in de loop der tijd gecompenseerd worden door lagere lopende kosten en onderhoudskosten, bijvoorbeeld door lager energieverbruik of verlengde levensduur van een product of werk. Ook de kosten aan het einde van de levensduur kunnen lager zijn. Door de kosten voor aankoop, onderhoud en verwijdering in aanmerking te nemen krijgt het begrip "prijs" ineens een hele andere betekenis bij het vergelijken van meerdere inschrijvingen. Door te kijken naar de totale eigendomskosten krijgt een innovatie die een hogere aanvankelijke investering nodig heeft een eerlijke kans.

Meer informatie:

Total Cost of Ownership

Totale kosten over de levensduur

Levenscyclus kosten

Een korte toelichting:

Het kijken naar levenscycluskosten (Life-cycle costing, LCC) betekent het meewegen van alle kosten die tijdens de levensduur van het product, het werk of de dienst worden gemaakt:

  • Aankoopprijs en alle bijbehorende kosten (levering, installatie, verzekering, enz.)
  • Gebruikskosten, waaronder energie-, brandstof- en watergebruik, het eventuele gebruik van reserve-onderdelen en onderhoud
  • Kosten bij einde levensduur, zoals ontmanteling of verwijdering

Het kijken naar levenscycluskosten is een verstandige zet, nog ongeacht de milieudoelstellingen van de aanbestedende dienst. Door de totale levenscycluskosten te overwegen houden de publieke inkopers rekening met de kosten van het gebruik, het onderhoud en de verwijdering van hulpbronnen die niet direct zichtbaar zijn in de aankoopprijs. Dikwijls leidt dit tot win-win situaties waarbij een groener (biobased) product, werk of dienst ook goedkoper blijkt te zijn. De meeste potentie voor besparingen gedurende de levenscyclus van goederen, werkzaamheden of diensten zijn:

  • Besparingen op het gebruik van energie, water en brandstof
  • Besparingen op onderhoud en vervanging
  • Besparingen op de verwijderingskosten

Meer informatie:

Factsheet #5 over LCA en LCC

> Verder naar Fase 3: Aanbestedingsprocedures

< Terug naar Fase 1: Inkoop van biobased producten en diensten mogelijk maken