Fase 3: Aanbestedingsprocedures

Het kiezen van een adequate gunningsprocedure is een belangrijke stap in elk inkoopproces. In onderstaande tekstvakken worden verschillende procedures en inkoopinstrumenten onder de aandacht gebracht die relevant zijn voor de inkoop van biobased producten en diensten.

Het toestaan van varianten

Een korte toelichting:

De aanbestedende dienst kan ingediende aanbiedingen die afwijken van de opdrachtspecificaties toestaan wanneer deze nog steeds kunnen worden beschouwd als invulling van het onderwerp van de opdracht. De aanbestedende dienst moet in de aankondiging voor een aanbesteding duidelijk maken of de aanbieders varianten (afwijkende aanbiedingen of alternatieve inschrijvingen) kunnen indienen.

Het toestaan van varianten maakt 'value engineering' mogelijk en is een erkenning van het belang van innovatie bij openbare aanbestedingen.

Prototype laten ontwikkelen ('Pre-Commercial Procurement', 'SBIR' in Nederland)

Een korte toelichting:

Als u iets nodig heeft dat nog niet bestaat, kunt u bedrijven gericht een prototype laten ontwikkelen door opdrachten te gunnen voor onderzoek en ontwikkeling (Research and Development, R&D). Dit geeft u meer vrijheid dan een gebruikelijke aanbesteding.

Een prototype laten ontwikkelen via SBIR, oorsponkelijk ‘Small Business Innovation Research’, ontwikkeld door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, of via Pre-commercial Procurement, PCP, ontwikkeld door de Europese Commissie) is een methode om te profiteren van de creativiteit van het bedrijfsleven, waarbij de basis steeds hetzelfde is: u gunt meerdere partijen een opdracht om een innovatieve oplossing te ontwikkelen in concurrentie met elkaar. Er zijn verschillende rondes en aan het eind van iedere ronde vallen er partijen af. Na de laatste fase dienen er tenminste twee prototypes te worden ontwikkeld en getest.



Het laten ontwikkelen van een prototype is een relevante optie wanneer een biobased oplossing die u wilt inkopen nog niet beschikbaar is op de markt.

Meer informatie:

PCP

Een prototype laten ontwikkelen

Concurrentiegerichte dialoog

Een korte toelichting:

Een concurrentiegerichte dialoog is een manier van aanbesteden waarbij u in dialoog treedt met een aantal geselecteerde marktpartijen. U werkt met deze partijen samen om de beste oplossing voor uw organisatie te vinden. Concurrentiegevoelige informatie blijft vertrouwelijk. Na een volgens vaste procedures verlopen proces dat meestal een stevige investering vergt van de deelnemende partijen, gunt u de opdracht aan één van de aanbieders.

Een concurrentiegerichte dialoog is een relevante optie wanneer een biobased oplossing die u wilt aankopen een aantal aanpassingen dient te ondergaan om aan uw specifieke behoeften te voldoen.

Meer informatie:

Competitive dialogue

Concurrentiegerichte dialoog

Mededingingsprocedure met onderhandeling

Een korte toelichting:

De mededingingsprocedure met onderhandeling werd geïntroduceerd in de Nieuwe Richtlijnen voor overheidsopdrachten 2014/24/EU en 2014/25/EU om het voorafgaande instrument voor onderhandelingsprocedures te vervangen door de publicatie van de vooraankondiging. Ondernemers kunnen naar aanleiding van de aankondiging verzoek doen tot deelneming. Hierbij mogen uitsluitend de door de aanbestedende dienst geselecteerde ondernemers een eerste inschrijving indienen en wordt door middel van onderhandelingen toegewerkt naar definitieve inschrijvingen. Met een mededingingsprocedure met onderhandeling kunnen de aanbestedende diensten hun voorwaarden heel precies afstemmen en zo die producten, diensten en werken inkopen die op maat zijn gemaakt voor hun behoeften en budget.

Een mededingingsprocedure met onderhandelingen is relevant als een biobased oplossing die u wilt kopen een aantal aanpassingen dient te ondergaan om aan uw specifieke behoeften te voldoen.

Meer informatie:

Mededingingsprocedure met onderhandeling

Innovatiepartnerschap

Een korte toelichting:

Het innovatiepartnerschap geeft de aanbestedende dienst de mogelijkheid met bedrijven een ontwikkeltraject te starten en daarna over te gaan tot commerciële en grootschalige aankoop van de oplossing tegen vooraf overeengekomen prestaties en kosten. Deze nieuwe procedure is geïntroduceerd in de Nieuwe Richtlijnen voor overheidsopdrachten (2014) en past elementen toe van de mededingingsprocedure met onderhandeling. Voorheen was het nodig om na het ontwikkeltraject opnieuw aan te besteden. Innovatiepartnerschap begint met een inhoudelijke vraagarticulatie, een diepgaande marktanalyse en een scherpe partnerkeuze. Het partnerschap kan worden aangegaan met een of met meer aanbieders; gaandeweg kunnen partijen afhaken of afvallen.

Innovatiepartnerschappen bieden openbare aanbesteders de kans om te profiteren van nieuwe technologieën en om de vruchten te plukken van activiteiten op het gebied van onderzoek en ontwikkeling. Het instrument is nog nieuw en wordt pas sinds kort ingezet. Mogelijke relevantie voor de inkoop van biobased producten en diensten kan pas worden beoordeeld in een later stadium, als er ervaring opgedaan is met dit nieuwe instrument.

Meer informatie:

Innovatiepartnerschap

De prijsvraag

Een korte toelichting:

Een prijsvraag is een manier om nieuwe ideeën of concepten op de markt te brengen. U formuleert een uitdaging en looft een prijs uit aan de partijen die de beste oplossingen indienen. De ideeën worden beoordeeld door een onafhankelijke jury. Een prijsvraag is een vorm van aanbesteding die veel ruimte biedt voor creativiteit.

De ingediende ontwerpen kunnen daadwerkelijk worden uitgevoerd of ze kunnen dienen als inspiratie (zelfs als ze niet daadwerkelijk worden geïmplementeerd). Een prijsvraag is tevens een goede manier om een relatief grote hoeveelheid publiciteit te genereren voor een zaak tegen bescheiden kosten.

Hoewel prijsvragen het meest worden gebruikt voor architecturale doeleinden maken de Nieuwe Richtlijnen voor overheidsopdrachten (2014) het tevens mogelijk om ze in te zetten voor bouwkundige doeleinden en gegevensverwerking.

Meer informatie:

Design contest

Prijsvraag

Eén-op-één gunnen

Een korte toelichting:

Eén-op-één gunnen is het gunnen van een opdracht aan een leverancier die niet hoeft te concurreren met andere aanbieders voor de opdracht. U kunt een dergelijke overeenkomst aangaan indien u precies weet welk innovatief product of dienst u wilt inkopen en u weet zeker dat slechts één partij hierin kan voorzien. Voor een één-op-één gunnen maakt u gebruik van een enkelvoudige private aanbesteding. Er zijn verschillende manieren om dit te doen. Welke manier u kiest hangt af van de kosten van de aankoop.

Meer informatie:

One-on-one contracting

Eén-op-één gunnen

> Verder naar Fase 4: Post-aanbestedingsfase

< Terug naar Fase 2: De pre-inschrijvingsfase en voorbereiding van tenders