Faza 1: Umożliwienie dokonania zamówienia na bioprodukty i biousługi

W tej fazie ważne jest sprawdzenie istniejących procedur dla udzielania zamówień i innych powiązanych instrumentów w celu oceny, w jaki sposób można je wykorzystać do uwzględnienia bioproduktów i biousług w ramach późniejszych zamówień.

Polityka i agenda zamówień publicznych

Krótkie wyjaśnienie:

Polityka i agenda (lub plan) zamówień publicznych opisuje potrzeby zamawiających, które mają priorytet w dającej się przewidzieć przyszłości. Agenda pomaga zidentyfikować wewnętrzne przeszkody, których dana instytucja nie może sama rozwiązać. Agenda przedstawia również podmioty funkcjonujące na rynku, takie jak dostawcy nowych koncepcji, produktów i usług, które mogą być potrzebne w przyszłości. Jest to otwarte zaproszenie do udziału w procesie innowacji. Agenda zamówień musi zawsze być reprezentatywna dla misji, wizji i celów danej instytucji.

W polityce i agendzie zamówień można uwzględnić jasne cele i przyszłe potrzeby w odniesieniu do zamówień na bioprodukty i biousługi. Wartość dodana takich zamówień w porównaniu do tradycyjnych rozwiązań to np. wartość regionalna (leśnictwo i rolnictwo), wartość ekonomiczna, potencjał redukcji emisji CO2 i innych gazów cieplarnianych, oszczędność zasobów i zapobieganie powstawaniu odpadów. Plan zamówień dostarcza nabywcom niezbędne (polityczne) poparcie w żądaniu BBPS w zamówieniach publicznych. Daje to dostawcom czas na przewidywanie i odpowiednie dostosowanie ich produktów.

Więcej informacji:

Procurement policy and agenda

Faza próbna

Krótkie wyjaśnienie:

Faza próbna to demonstracja wykorzystywana do testowania innowacyjnych rozwiązań dla danej instytucji. Faza próbna może zostać przeprowadzona się w rzeczywistej lokalizacji, takiej jak ulica lub budynek, ale może to być również laboratorium lub środowisko cyfrowe. Jako zamawiający, to instytucja powinna zadecydować o wymaganiach, jakie oferenci muszą spełnić.

Faza próbna jest przydatna, gdy demonstracja jest jedynym sposobem sprawdzenia, czy rozwiązanie faktycznie działa. Może to mieć miejsce w przypadku, gdy sytuacja faktyczna jest tak złożona, że nie można jej powtórzyć w warunkach laboratoryjnych. Faza próbna daje dostawcom możliwość udowodnienia skuteczności ich innowacji w rzeczywistej sytuacji. Może to przekonać instytucję zamawiającą o skuteczności rozwiązania.

Fazy próbne są bardzo ważne dla bioproduktów i innych innowacyjnych produktów, ponieważ nowe produkty muszą mieć udokumentowane wyniki.

Więcej informacji:

Trial phases

Strategia finansowa

Krótkie wyjaśnienie:

Strategia finansowa ma za zadanie pomóc w podjęciu decyzji o wykorzystaniu najlepszych dostępnych instrumentów dla zrealizowania innowacjnego projektu oraz ustalenia jakie ryzyko dana instytucja jest gotowa podjąć przy wdrażaniu innowacji. Ten instrument jest przydatny jeśli zamawiający chce szczegółowo określić w jaki sposób innowacyjne zamówienie ma zostać sfinansowane. Bazując na budżecie dostępnym dla takiego zakupu, zamawiający powinien dokonać wyboru spośród dostępnych form finansowania. Może to być wybór między samodzielną realizacją inwestycji, bądź przeprowadzeniem jej we współpracy z innymi podmiotami. Może również okazać się, że finansowanie ze strony innych podmiotów jest wręcz nieodzowne. Po ostatecznej ocenie i przy opracowaniu strategii może ostatecznie okazać się, że zamawiający nie dysponuje w istocie wystarczajacymi zasobami.

Strategia finansowa jest bezpośrednio związana z rynkową ceną produktu lub usługi, nie natomiast bezpośrednio z konkretnym produktem. Tak długo jak zamówienia na bio-produkty lub bio-usług nie będą wiązały się dla zamawiających z istotnie wyższymi wydatkami zastosowanie strategii finansowej odgrywać będzie mniejszą rolę.
Więcej informacji:
Financing strategy
Zarządzanie ryzykiem

Krótkie wyjaśnienie:

Celem zarządzania ryzykiem jest zarządzanie wszystkimi potencjalnymi ryzykami związanymi z zamówieniami publicznymi na innowacje. Pomaga w określaniu wysokości i monitorowaniu ryzyka oraz podejmowaniu działań zapobiegających ich negatywnym skutkom. Jedną z często stosowanych metod zarządzania ryzykiem jest opracowanie i uaktualnianie „rejestru ryzyka”.
Zamówienia publiczne na innowacje publiczne pociągają za sobą różne ryzyka, zwłaszcza w przypadku przetargów. Istnieją zagrożenia związane np. z kwestiami technicznymi, handlowymi, umownymi i związanymi z parametrami. Ryzyko związane z zakupem innowacyjnych produktów i usług jest większe, ponieważ innowacje są często związane z próbami i błędami, a z definicji pojawia się tutaj większe ryzyko niepowodzenia. Zarządzanie ryzykiem pomaga zarządzać tymi zagrożeniami i ograniczać możliwość niepowodzenia.Więcej informacji:

Risk Management

Prawo własności intelektualnej (IPR)

Krótkie wyjaśnienie:

Generalnie prawo własności intelektualnej oraz prawa autorskie dotyczą dzieł umysłu, np. wynalazków, dzieł literackich i artystycznych, wzorów i symboli, nazw i obrazów używanych w handlu (patrz WIPO).Wyniki nowych rozwiązań technicznych i innowacyjnej wiedzy można chronić prawem własności intelektualnej (np. prawa autorskie i prawa pokrewne, patenty, tajemnice handlowe, know-how, prawa związane z projektowaniem). Strony umowy o udzielenie zamówienia publicznego określają na początku procedury, komu będą przysługiwać prawa własności intelektualnej bądź majątkowe prawa autorskie i kto ich użytkownikiem do celów komercyjnych.

Prawa własności intelektualnej są zazwyczaj przedmiotem analizy przy zakupie innowacyjnych produktów. Jeśli chodzi o porozumienie między stronami, najważniejszą kwestią jest uregulowanie alokacji (przez licencjonowanie i tantiemy) lub współwłasności tych praw. Kwestie te nie mają jednak konkretnych implikacji w zakresie stosowania BBPS.

> Faza 2: Dialog przed postępowaniem o udzielenie zamówienia i przygotowanie ofert