Faza 2: Dialog przed postępowaniem o udzielenie zamówienia i przygotowanie ofert

Jest to etap przed formalną fazą udzielenia zamówienia, w którym zamawiający mają możliwość

dialogu z rynkiem. Poniższe pola przedstawiają najbardziej odpowiednie instrumenty dialogu przed postępowaniem o udzielenie zamówienia i pokazują, jak są one istotne do zachęcenia do zamówień BBPS.

Analiza potrzeb

Krótkie wyjaśnienie:

Analiza potrzeb polega na badaniu konkretnego przypadku zamówienia, który zawiera określone wymagania danej instytucji. W ten sposób można dopilnować, aby każdy proces przetargowy skupiał się na rozwiązaniu konkretnego problemu.

Przed zakupem produktu lub usługi ważne jest aby wiedzieć, jaka jest dokładna zgłąszana potrzeba danej instytucji i kto wyraził taką potrzebę. Często, konsultując się z różnymi ekspertami i badając „potrzebę ukrytą za potrzebą”, można rzucić nowe światło na to, jakie są rzeczywiste potrzeby. Formułując prawidłowo potrzeby we wnioskach, można zarazem określić zakres innowacji, które mogą zaspokoić te potrzeby.

Otrzymane informacje stanowią podstawę decyzji o udzieleniu zamówienia. Jest to kluczowy krok, który może zachęcić do innowacji i stosowania BBPS. Rosnąca świadomość i upowszechnianie dobrych praktyk jest ważne dla dostarczania informacji na temat dostępnych substytutów biologicznych, możliwości prawnych i kwestii budżetowych.

Więcej informacji:

Needs analysis

Badanie rynku

Krótkie wyjaśnienie:

Badanie rynku pomaga zdobyć wiedzę na temat tego, co rynek może zaoferować i pozwala poznać potencjalne łańcuchy dostaw. Badanie rynku może pomóc odpowiedzieć na wiele pytań podczas przygotowywania się do ewentualnych zamówień, na przykład: Czy rozwiązanie, którego szukamy, jest już w sprzedaży, czy wciąż czeka na opracowanie? Jakie są, ogólnie mówiąc, dostępne rozwiązania, kim są oferenci i jakie są ceny? Czy można łączyć ze sobą istniejące rozwiązania? Jakie według oferentów są zalety i wady ich rozwiązań? Czy zamówienia na innowacje są atrakcyjną opcją, czy lepiej byłoby wybrać obecnie używane rozwiązanie? Zastosowanie BBPS często będzie obejmować nowych uczestników rynku/dostawców. Dlatego ważne jest uzyskanie większej ilości informacji na temat tego rynku, aby można było formułować/zastosować bardziej realistyczne wymagania przetargowe. Ogólny szablon badania rynku mógłby zostać doprecyzowany pod kątem zastosowania BBPS w zamówieniach publicznych.

Więcej informacji:

Market survey

Konsultacje rynkowe

Krótkie wyjaśnienie:

Sposób konsultowania proponowanego przetargu ze stronami rynkowymi. Dzięki uzyskanej wiedzy można lepiej sformułować swoje potrzeby.

Ponieważ analiza samych dokumentów może nie dać odpowiedzi na wszystkie pytania dotyczące wiedzy i możliwości oferowanych przez rynek, warto postawić dodatkowe pytania samym przedsiębiorcom. Na przykład, w jaki sposób najczytelniej sformułować zapotrzebowanie? Czy wniosek jest wystarczająco ambitny, a jednocześnie możliwy do zrealizowania na rynku? Co należy uwzględnić lub wyłączyć w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia?

Konsultacje rynkowe mogą dać odpowiedzi na te pytania. Można też dalej badać, w jaki sposób współpracować z rynkiem i jakie są korzyści z zakupu innowacyjnego rozwiązania.

Konsultacje rynkowe powinny zawierać omówienie możliwości istniejącego BBPS i przewidywanego innowacyjnego BBPS, które mogą zaspokoić istniejące potrzeby.

Więcej informacji:

Market consultation

Specyfikacje funkcjonalne

Krótkie wyjaśnienie:

Specyfikacja funkcjonalna to metoda przetargowa, w której jednoznacznie określane są standardy, które muszą być spełnione przez produkt, usługę lub rozwiązanie w procesie przetargowym, bez ograniczania swobody dostawcy do opracowywania innowacyjnych pomysłów.

Specyfikacja funkcjonalna jest przydatna, można się spodziewać, że dostawca może zaoferować wartość dodaną do danego postępowania przetargowego, na przykład innowacyjne lub nowe produkty, usługi bądź rozwiązania. Jest ona również przydatna w przypadku procedur, których najważniejszym celem jest zachęcanie do innowacji. Poprzez funkcjonalne określenie procesu przetargowego można dać dostawcom swobodę wnoszenia wiedzy rynkowej lub branżowej do własnego obszaru zainteresowania nabywcy. W ten sposób mają oni również swobodę zapewnienia najlepszego rozwiązania, które jest często rozwiązaniem, wcześniej nawet branym pod uwagę przez nabywcę.

Więcej informacji:

Functional specifications

Dokumentacja kryteriów SPP/GPP

Krótkie wyjaśnienie:

Zielone Zamówienia Publiczne (Green Public Procurement, GPP) definiuje się jako proces, w którym instytucje publiczne starają się nabyć towary, usługi i roboty budowlane o zmniejszonym wpływie na środowisko ich całego cyklu życia w porównaniu do towarów, usług i robót budowlanych o takiej samej funkcji, które zostałyby nabyte w inny sposób.

Zrównoważone Zamówienia Publiczne (Sustainable Public Procurement, SPP) są procesem, w którym instytucja publiczna dąży do osiągnięcia odpowiedniej równowagi pomiędzy trzema filarami zrównoważonego rozwoju gospodarczym, społecznym i środowiskowym przy zakupie towarów, usług lub robót budowlanych na wszystkich etapach projektu.

Kryteria EU dotyczące GPP ustalane są w celu ułatwienia uwzględnienia zielonych/zrównoważonych wymagań w zamówieniach publicznych. Podstawowa koncepcja GPP opiera się na jasnych, możliwych do zweryfikowania, uzasadnionych i ambitnych kryteriach dla produktów i usług w opaciu o oceny cyklu życia i dowody naukowe.

Jeśli chodzi o stosowanie BBPS w zamówieniach publicznych, kluczowe znaczenie ma rozważenie kwestii zrównoważonego rozwoju środowiska - najpierw na poziomie polityki, a następnie w praktycznym wdrażaniu procedur przetargowych. Należy zwrócić szczególną uwagę na planowaną normę CE. Ważne jest, aby wyraźnie pokazać nabywcy, że kupowany pakiet BBPS jest zgodny z ustalonymi kryteriami. W tym celu należy wykonać dalsze badania nad kosztami cyklu życia produktów.

Najlepszy stosunek jakości do ceny

Krótkie wyjaśnienie:

Zgodnie z nowymi dyrektywami w sprawie zamówień publicznych 2014/24/UE i 2014/25/UE, kontrakty publiczne muszą być przyznawane na podstawie kryteriów MEAT (most economically advantageous tender, najkorzystniejsza ekonomicznie oferta).Istnieją dwie możliwości przyznania kontraktu na podstawie MEAT: ocenia się najlepszy stosunek jakości do ceny, samą cenę lub sam koszt. Najlepszy stosunek jakości do ceny oznacza, że kryteria udzielania zamówienia są zaprojektowane w taki sposób, aby obejmowały zarówno elementy jakości, jak i kosztów.

Ocena, czy ten instrument jest ważny dla zamówień BBPS, zależy od danego kontraktu. Kryteria jakościowe mogą jednakże umożliwić instytucjom zamawiającym uwzględnianie obszarów, które są dla nich ważne. Jednym z wymogów związanych z kryteriami przyznania zamówienia jest powiązanie ich z przedmiotem kontraktu. Ze względu na ten wymóg prawny, wskazanie bioproduktów mogłoby stanowić uzasadnioną część specyfikacji technicznych.

Całkowity koszt posiadania

Krótkie wyjaśnienie:

Całkowity koszt posiadania (Total Cost of Ownership, TCO) odnosi się do spodziewanego kosztu poniesionego przez cały cykl życia produktu. Uwzględnienie TCO pomaga wybrać najlepszego oferenta w procesie przetargowym. Obok finansowych aspektów zakupu można także rozważyć kwestie środowiskowe. TCO należy brać pod uwagę wtedy, gdy można dokonywać mądrzejszego zakupu, biorąc pod uwagę całkowite koszty cyklu życia (LCC) produktu lub usługi. W ramach Zrównoważonych Zamówień Publicznych (SPP) koszty początkowe mogą być wyższe, na przykład dlatego, że są wykorzystywane inne materiały lub dlatego, że wykorzystywany jest projekt bezobsługowy bądź niskoenergetyczny. Jednakże te wyższe koszty początkowe można kompensować przez dłuższy czas niższymi kosztami eksploatacji i kosztami utrzymania, na przykład poprzez niższe zużycie energii lub wydłużony czas wykorzystywania produktu. Również koszty wycofania z eksploatacji mogą być niższe.

Uwzględniając koszty zakupu, utrzymania i usuwania, „cena” będzie inna w porównaniu do innych ofert. Dzięki stosowaniu TCO innowacyjność wymagająca większej inwestycji początkowej otrzymuje uczciwą szansę.

Więcej informacji:

Total Cost of Ownership

Koszt cyklu życia

Krótkie wyjaśnienie:

Koszt cyklu życia (LCC) oznacza uwzględnienie wszystkich kosztów poniesionych w okresie życia produktu, usługi lub robót budowlanych, takich jak:

  • Cena zakupu i wszystkie powiązane koszty (dostawa, montaż, ubezpieczenie itp.);
  • Koszty eksploatacji, w tym zużycie energii, paliwa i wody, części zamienne i konserwacja;
  • Koszty wycofania z użytku, takie jak demontaż lub unieszkodliwianie.

LCC powinny być stosowane niezależnie od celów środowiskowych instytucji publicznej.

Poprzez zastosowanie LCC, publiczny nabywca uwzględnia koszty użytkowania, utrzymania i usuwania zasobów, które nie są odzwierciedlone w cenie zakupu. Często prowadzi to do sytuacji „win-win”, w wyniku czego bardziej ekologiczne produkty, prace lub usługi są w sumie tańsze. Główną możliwością oszczędzania w całym cyklu życia towaru, pracy lub usługi są:

  • Oszczędności na zużyciu energii, wody i paliwa
  • Oszczędności na konserwacji i wymianie
  • Oszczędności na kosztach usuwania

Więcej informacji:
Factsheet #5: Life Cycle Assessment (LCA) and Life Cycle Costing (LCC) (Ocena cyklu życia)

> Faza 3: Procedury udzielenia zamówień

< Faza 1: Umożliwienie dokonania zamówienia na bioprodukty i biousługi